Microcomputing stroomlijnt e-mailarchivering bij Culobel!

Doorheen de jaren is ook bij Culobel het gebruik van e-mail sterk toegenomen. Dat zorgde voor een overbelaste Microsoft Exchange Server 2003 en voor overvolle mailboxen bij de medewerkers. De gevolgen laten zich raden. Om de mailboxen weer vrij te maken zochten de medewerkers hun toevlucht tot .pst-files of – nog minder efficiënt – tot het printen of simpelweg deleten van e-mailberichten. “De wildgroei aan .pst-files leidde niet echt tot een oplossing voor het probleem, in tegendeel”, zegt Anthony Van den Bossche, IT-manager bij Culobel. “Uiteraard moeten onze medewerkers de mogelijkheid krijgen om hun e-mailcorrespondentie te bewaren, ook wanneer het om files gaat die ze naderhand maar zelden nodig zullen hebben. Net in die context is opslag via .pst-files niet de handigste manier, omdat het erg lastig is om in die files specifieke bestanden op te zoeken.”

We kijken terug op een geslaagd project.
De implementatie is snel en bijzonder vlot verlopen, precies zoals Microcomputing in de offerte had omschreven!
Anthony Van den Bossche, IT Manager, Culobel

Archivering achter de schermen
Culobel ging op zoek naar een oplossing die de bestaande Exchange Server zou ontlasten en tegelijk geen extra capaciteit zou vragen of de server zou vertragen. “Het moest een oplossing worden waarmee onze medewerkers hun e-mailberichten ook efficiënter zouden kunnen beheren”, vervolgt Anthony Van den Bossche, “onder meer via een performante zoekfunctie.” Culobel onderzocht de mogelijkheden van verschillende systemen, maar kwam al snel uit bij het pakket Professional Archive Manager for Exchange. Het pakket van softwarehuis Metalogix was een suggestie van ICT-dienstenleverancier Microcomputing, die aansluitend de implementatie uitvoerde. “De eindgebruiker merkt eigenlijk niets van Professional Archive Manager for Exchange”, zegt Anthony Van den Bossche. “Voor de eindgebruiker is het net alsof hij of zij nog altijd in Outlook werkt. Alleen achter de schermen gebeurt de e-mailarchivering nu anders.”

Dankzij het gebruik van Professional Archive Manager for Exchange kunnen de gebruikers op een efficiënte manier met hun gearchiveerde e-mailberichten omgaan. Het grote voordeel is dat ze de gearchiveerde e-mail kunnen doorzoeken, net zoals in Outlook. De voordelen voor de IT-afdeling van Culobel schuilen dan weer in het feit dat er geen uitbreiding van de capaciteit van de mailboxen nodig is en dat de mailserver niet langer overbelast is. Tegelijk biedt het systeem betere garanties op het vlak van de back-up en het terugzetten van e-mail. “Onze medewerkers voelen zelf aan dat de archivering van e-mails vandaag geen beperking meer inhoudt. We zien ook duidelijk dat de instroom in het papieren archief afneemt.”

Ademruimte voor de server
Tegelijk zorgt de implementatie van Professional Archive Manager for Exchange ervoor dat Culobel voorlopig niet hoeft te investeren in nieuwe infrastructuur. Een migratie naar een nieuwe versie van Exchange Server dringt zich alsnog niet op. “Ook dat is een voordeel. De oplossing voor e-mailarchivering heeft het systeem weer de nodige ademruimte bezorgd”, aldus Anthony Van den Bossche. “Voorlopig kunnen we dus probleemloos verder met Exchange Server 2003.” Voor Culobel vormde de implementatie van Professional Archive Manager for Exchange een eerste kennismaking met de aanpak en dienstverlening van Microcomputing. “We kijken terug op een geslaagd project. De implementatie is snel en bijzonder vlot verlopen, precies zoals Microcomputing in de offerte had omschreven.”

Anthony Van den Bossche
IT Manager
http://www.culobel.be