Dankzij Microsoft Office Communications Server 2007 kunnen de medewerkers van Itineris overal veilig, goedkoop en efficiënt communiceren met hun collega’s en andere contactpersonen. De klanten krijgen daardoor een betere service. We gingen dus op zoek naar een meer efficiënte, goedkopere en centrale manier van communiceren. Microcomputing heeft ons hierbij de beste oplossing aangereikt!
Steven Geurs, ICT Manager, Itineris
Internationale communicatie
Itineris levert software en advies aan nutsbedrijven in België en Nederland. Naast het Belgische hoofdkantoor beschikt Itineris ook over een kantoor in Nederland, dat dienstdoet als werk- en vergaderruimte. De 90 medewerkers van Itineris komen zowel uit België als uit Nederland. Ze werken vaak op verplaatsing. Toch moeten ze altijd bereikbaar zijn voor hun collega’s en voor klanten.
“Vroeger gebruikten we vaak Skype of MSN voor onze interne communicatie”, vertelt Steven Geurs. “Dat verliep echter niet gestructureerd. Daarnaast zochten we een oplossing om onze hoge telefoonkosten te verminderen. We gingen dus op zoek naar een meer efficiënte, goedkopere en centrale manier van communiceren.”
Samen met IT-partner Microcomputing ging Itineris op zoek naar een geschikte technologie. “Wij gebruikten Office Communications Server zelf al, zodat we bij Itineris vanuit onze eigen gebruikerservaring de meerwaarde van het systeem konden aantonen”, zegt Didier Lagaert, zaakvoerder van Microcomputing.
“Het was voor ons toch een vrij zware investering, zodat we zeker wilden zijn dat Office Communications Server onze bestaande manier van communiceren zou verbeteren”, aldus Steven Geurs. “De software moest ook geïntegreerd kunnen worden in de aanwezige applicaties en met onze PABX-telefooncentrale. Dat bleek geen probleem te zijn.” Didier Lagaert: “Daarna kan Itineris geleidelijk aan de mogelijkheden uitbreiden wanneer ze dat wensen. Zo zal Itineris zonder problemen kunnen overstappen naar een VoIP centrale, zoals gepland.”
Mede dankzij Microcomputing zijn we nu optimaal uitgerust!
Steven Geurs, ICT Manager, Itineris
Hoge gsm-kosten door internationale gesprekken
Alle 90 medewerkers maken nu gebruik van Office Communications Server. “De ontwikkelaars op kantoor en de consultants die bij de klant ter plaatse gaan, hebben vaak vragen voor elkaar. De vele internationale telefoongesprekken joegen de communicatiekosten de hoogte in. Skype was niet altijd een mogelijke oplossing omdat die toepassing in veel bedrijven geblokkeerd wordt.
“Dankzij OCS is onze communicatie nu veel directer en goedkoper”, zegt Steven Geurs. “Een bijkomend voordeel ten opzichte van Skype is dat we met OCS applicaties en desktops met elkaar kunnen delen. Als een probleem moeilijk uit te leggen valt aan de telefoon, kunnen we het nu gewoon tonen op het computerscherm. De applicatie is bovendien volledig geïntegreerd met Active Directory, zodat ook nieuwe medewerkers meteen over de gegevens van alle contactpersonen beschikken. Bij Skype en MSN is dat niet het geval – daarbij moet elke gebruiker zelf op zoek gaan naar contactpersonen.”
Ook de niet-IT’ers bij Itineris communiceren via OCS. Zo hoeft de boekhoudafdeling niet langer te e-mailen om onkostennota’s te verifiëren, maar sturen ze gewoon een berichtje via OCS. Ook de partners en klanten die met OCS werken, kunnen via die weg met Itineris communiceren. Een groot voordeel is de historiek van de digitale conversatie. OCS wordt vaak gebruikt om kleine stukjes informatie te kopiëren en te plakken, en dan door te geven aan elkaar. Doordat ieder gesprek wordt bewaard in Outlook, kan je die informatie achteraf opnieuw opzoeken.
Aanwezigheid van contactpersonen
Een andere grote troef van Office Communications Server is de – van MSN gekende - aanwezigheidsfunctie. “Je ziet meteen of een contactpersoon bereikbaar is”, legt Steven Geurs uit. “Dankzij de complete integratie met onze telefooncentrale kunnen we vanuit OCS onze contactpersonen met een eenvoudige muisklik bereiken via de telefoon, instant messaging, een conference call of videoconferencing.”
Vroeger deed Itineris voor conference calls steevast een beroep op externe partijen. Nu kan de onderneming conference calls met niet meer dan zes deelnemers zelf organiseren. “Dat is goedkoper en veel gemakkelijker. Vaak wordt de planning nog verschoven en dan hoeven we niet langer een externe firma te informeren om de afspraken te wijzigen.”
De mogelijkheden voor videoconferencing worden momenteel vooral benut voor overleg met een partner uit Denemarken. “Vroeger verliep dat via conference calls of gingen we naar hen met het vliegtuig. Dankzij videoconferencing vallen de kosten voor die vliegreizen gedeeltelijk weg.”
Betere beveiliging
Nu de communicatie bij Itineris gecentraliseerd en gestroomlijnd is, verloopt alles een pak veiliger dan voorheen. “We kunnen de communicatiestromen monitoren en alles gaat via interne servers”, zegt Steven Geurs. Voor Itineris hoort de overstap naar OCS bij het streven naar optimale interne bedrijfsprocessen.
“Mede dankzij Microcomputing zijn we nu optimaal uitgerust”, zegt Steven Geurs. “Als Microsoft Gold Certified Partner werken we met gekende standaardproducten van Microsoft. Dat wekt vertrouwen bij onze klanten, en het moet hen op hun beurt in staat stellen om zo efficiënt en stabiel mogelijk te werken. Microsoft OCS maakt het voor ons eenvoudiger om onze klanten te ondersteunen. We hebben er alleszins nog geen seconde spijt van gehad. Microsoft heeft in zijn nieuwe Office-productlijn de integratie met OCS verhoogd, zodat onze tevredenheid en ons gebruiksgemak van OCS nog zullen stijgen.”
Steven Geurs
ICT Manager
http://www.itineris.be